Контракты неизбежно будут играть важную роль в вашем росте и успехе стартапа, особенно в сфере B2B. Они позволяют получать доход, заключать сделки и выстраивать новые деловые отношения — все это является основой роста вашего бизнеса. Однако, хотя подписание большего количества контрактов является положительным признаком для большинства быстрорастущих стартапов, увеличение объема контрактов может быстро стать проблемой для компаний, которые не готовы к этому. Вот почему создание эффективного процесса управления контрактами должно быть приоритетом для начинающих компаний, даже тех, которые начинают с управления всего несколькими.
Объемы контрактов в растущих стартапах могут быстро увеличиваться. Вам нужно быть готовым, когда это произойдет. Вот шесть полезных советов для начинающих компаний, которые строят процесс управления контрактами с нуля.
1. Начните как можно раньше
Хотя на первых этапах становления стартапа вам, вероятно, придется управлять небольшим объемом контрактов, со временем этот объем может быстро увеличиться, поскольку ваша компания продолжает масштабироваться. Существует соблазн отложить создание надежного процесса управления контрактами до тех пор, пока необходимость не станет очевидной, но неспособность вовремя внедрить эффективный процесс управления контрактами может стать причиной остановки вашего роста, поскольку узкие места в процессе могут помешать подписанию контрактов.
Вот почему важно начать работу над контрактным процессом как можно раньше, так как это не только значительно упростит построение этого процесса, но и предотвратит задержки в дальнейшем.
2. Правильно разберитесь в основах
При разработке процесса управления контрактами, который подходит для вашего бизнеса, вам сначала нужно правильно разобраться с основами. Обычно это означает разбиение жизненного цикла контракта на различные этапы и настройку процедур для каждого этапа.
Например, как вы будете подходить к переговорам и какие запасные позиции вы подготовили? Когда стоимость контракта превышает определенный порог, кто должен отвечать за его утверждение? Как вы будете отслеживать свои данные по контракту — если будете вообще отслеживать?
Нужно так много всего рассмотреть, но разбиение его на части для расшифровки наилучших практик для каждого этапа документооборота по контракту является важным этапом построения вашего контрактного процесса и определения того, что работает, а что нет.
3. Создайте свод правил по контрактам
Каким бы ни был ваш процесс управления контрактами, четко обрисуйте его в централизованном пространстве, чтобы его могли видеть юридические и бизнес-команды. Обычно этого можно достичь путем создания руководства по контрактам.
Руководство по контрактам консолидирует ваш процесс и позволит бизнес-командам самостоятельно выполнять рутинные контракты, которые не нужно согласовывать с юридическими лицами. Это особенно важно, поскольку объем ваших контрактов растет, поскольку команды юристов не могут позволить себе заниматься малоценной работой в масштабируемой компании, а управление контрактами должно осуществляться без их постоянного контроля.
Создав всеобъемлющий план действий по контракту со всеми необходимыми ресурсами и ответами, коммерческие команды могут приступить к процессу заключения контракта без необходимости обращаться к вашим юристам за поддержкой.
4. Избегайте использования нескольких инструментов
Одной из самых больших проблем для предприятий с ручными процессами заключения контрактов являются трения. Чаще всего эти трения возникают из-за того, что большинство предприятий по-прежнему полагаются на несколько различных инструментов при управлении своими контрактами.
Например, большинство компаний по-прежнему создают контракты в Word, вносят в них поправки, создавая множество различных версий, отправляют их по электронной почте, а затем либо сканируют и распечатывают для подписания, либо конвертируют в PDF-файлы для электронных подписей.
Это создает проблемы, связанные с контролем версий, приводит к ошибкам и отнимает много времени, которое стартапы просто не могут позволить себе терять. Вместо того, чтобы пытаться управлять контрактным процессом на нескольких разных платформах, вам следует попытаться устранить разногласия, перейдя на программное обеспечение для управления контрактами, которое позволяет создавать, редактировать, просматривать, согласовывать, подписывать и регистрировать все ваши контракты в одном унифицированном рабочем пространстве.
Сегодня компьютеры и программное обеспечение для управления контрактами сделали все настолько простым. Десятилетия назад юридические и финансовые компании вручную корректировали контракты, поскольку компьютеров, которые могли бы упростить этот процесс, не было. На самом деле именно тогда появились термины черная линия и красная линия.
5. Начните с рутинных контрактов
Когда вы начинаете внедрять процесс управления контрактами в своем стартапе, вам следует начать с того, чтобы сосредоточиться на том, как оптимизировать контракты на большие объемы, которые сопряжены с меньшим риском.
Причина этого в том, что они не требуют столько переговоров, сколько более сложные юридические соглашения, и это означает, что вы можете ознакомиться с вашим новым контрактным процессом, прежде чем переходить к более сложным контрактам, таким как, например, соглашения о венчурном финансировании.
Начните с рассмотрения контрактов, которые можно стандартизировать, таких как NDA, соглашения SaaS и опционные соглашения — если вы их предлагаете!
6. Настройка интеграций
Рассмотрите различные способы, которыми вы можете сделать процесс управления контрактами максимально эффективным и без стресса для тех, кто управляет вашими контрактами. Одним из ярких примеров этого является настройка интеграций.
Если вы все-таки решите внедрить программное обеспечение для управления контрактами, возможно, вы сможете интегрировать его со своими системами учета для коммуникаций и CRM.
Это означает, что если ваш отдел продаж предпочитает работать в Salesforce, они могут управлять контрактами и создавать их на этой платформе. Аналогичным образом, если вы интегрируете свой инструмент управления контрактами со Slack, вы настроите полезные уведомления о комментариях, оставленных во время переговоров.
Это означает, что команды на начальном этапе более эффективно сотрудничают по контрактам, и все остаются в курсе событий.