На деловых встречах сотрудники обычно обрабатывают их и в дальнейшем составляют из них протоколы. Помимо того, что это утомительно, это может увеличить вероятность человеческой ошибки, в результате чего будут упущены важные ключевые моменты совещания.
Все это может сильно расстраивать, однако это незаменимая задача, которая необходима для достижения некоторых ключевых этапов.
Вот 6 основных причин, по которым нам нужно продолжать составлять протоколы совещаний для повышения производительности нашей работы:
1) Протоколы совещаний Стандартизируют ваши рабочие программы
Поскольку стандартного формата для создания протоколов собраний не существует, вы все равно можете воспользоваться поиском о том, как составлять протоколы собраний в Интернете. В основном шаблон состоит из основных фактов и коллективных данных / резюме со всех ваших собраний.
Шаблон может иметь следующую структуру:
Название организации
Дата и время
Мотив встречи
Приглашенные гости
Имя организатора собрания
Присутствовали гости
Отсутствие гостей
Имя создателя протокола совещаний
и, наконец, обзор ключевых заметок со всего собрания.
2) Протоколы совещаний служат средством отслеживания ваших задач
Протоколы совещаний стимулируют действия для решения конкретной задачи. В них рассказывается о том, что обсуждалось на собрании, и о том, как этому следовать.
С помощью этих протоколов собраний можно точно определить должностные обязанности каждого участника. Для руководителей ваших отделов это может быть удобным средством отслеживания бизнес-процедур и их передачи в соответствии с установленными заметками о собраниях.
3) Как лучше всего проводить онлайн-собрания в условиях пандемии Covid19
Мы не знаем, как будут развиваться события в связи с пандемией Covid19 через неделю или даже месяц. Предприятиям очень сложно справляться с новыми бизнес-вызовами. Офисы закрыты, и сотрудники работают из дома, чтобы сохранить целостность бизнеса.
Единственной главной заботой любого предприятия является работа онлайн и посещение онлайн-совещаний посредством веб-конференций с другими подчиненными. Иногда командное обсуждение затягивается, и вы можете забыть ключевые моменты, которые могут повлиять на ваши собрания.
Чтобы избежать определенных обстоятельств, вам следует выбрать лучшего помощника по проведению собраний с искусственным интеллектом, который может просматривать все ваши собрания и создавать автоматические заметки о собраниях в виде хорошо отформатированного шаблона протокола собрания.
Один из наших лучших помощников по проведению совещаний с использованием искусственного интеллекта — АЙРА. AIRA — это платформа голосового искусственного интеллекта, которая автоматически записывает встречи и расшифровывает все это, что упрощает их просмотр в одном месте, тем самым экономя ваше время на последующее составление заметок о встречах.
4) Протоколы совещаний — это первый шаг к составлению плана действий
Как только вы создадите соответствующий протокол собрания с помощью шаблона протокола собрания, вам будет легко определиться с вашим следующим рабочим процессом. Таким образом, это работает как первый шаг в вашем бизнес-плане действий.
Таким образом, это поможет вам сэкономить время и усилия на исследованиях.
5) Протоколы совещаний — это ваша защита.
При заключении деловой сделки или любых других деловых разговорах между двумя сторонами существует много шансов возникновения мысленных конфликтов, которые могут закончиться деловыми претензиями.
В это время у вас должны быть надежные ссылки на все ваши разговоры, которые могут стать вашим щитом от любых возникающих конфликтов. Здесь важную роль играют протоколы совещаний, поскольку вы можете использовать их в качестве ссылки в свою защиту. Это может доказать истинные намерения вашей компании по отношению к проекту.
6) Становится источником понимания для отсутствующих участников
У некоторых людей могут возникнуть конфликты в расписании или чрезвычайные ситуации, из-за которых они могут отсутствовать на собрании. Составляя протоколы собраний, другим отсутствующим участникам становится легко понять основные моменты, обсуждавшиеся на собрании.
Таким образом, все участники могут получить все обсуждения и резюме собрания, даже если они не присоединились к собранию.
Заключительные соображения:
Независимо от того, проводите ли вы собрание онлайн или офлайн, у вас должна быть надежная ссылка на весь ваш разговор с участниками. Здесь протоколы собраний играют жизненно важную роль, и вы должны инвестировать в это, чтобы сократить свое рабочее время. Это также поможет вам сосредоточиться на достижении поставленных задач в желаемые сроки.