Вы часто путешествуете? Если да, то вы, вероятно, знаете, как утомительно управлять такими расходами, как авиабилеты, отели, круизы и даже еда, каждый раз, когда вы выходите.
Насколько хорошо ваша компания управляет своими командировочными расходами? Экономит ли это деньги или это просто пустая трата времени и ресурсов? Некоторые советы могут значительно улучшить вашу способность контролировать расходы и повысить эффективность планирования расходов на поездки. Поскольку глобальная конкуренция становится все более жесткой, а компании ищут способы сократить свои операционные расходы, сокращение ненужных расходов на поездки стало необходимым. Если вы хотите продвинуться в своей карьере и продвинуть свою организацию вперед, то с этого момента вы должны начать мыслить более стратегически. Поступая таким образом, ваша компания получит значительную экономию, которая в противном случае пошла бы на расточительные расходы.
Чтобы упростить вам задачу, мы составили список советов, которые помогут вам более эффективно управлять отчетами о поездках и расходах. Итак, не теряя времени, давайте начнем!
1. Программное обеспечение для управления поездками и расходами
В современном мире у нас под рукой так много вариантов, с чего же нам начать? С чего нам начать? Одним из вариантов может быть использование программного обеспечения для управления поездками и расходами для управления командировочными расходами и отслеживания различных расходов, связанных с вашим бизнесом. Существует множество инструментов на выбор; некоторые бесплатные, некоторые платные. При выборе программного обеспечения убедитесь, что оно регулярно обновляется, совместимо с Mac OS и Windows XP и выше и предлагает множество функций. Если возможно, поищите веб-программу, которая не требует загрузки каких-либо программ на ваш компьютер. Кроме того, спросите себя, принесет ли этот инструмент вашей компании больше пользы, чем то, что у вас есть в настоящее время. Имейте в виду, что некоторые продукты могут работать лучше для определенных компаний, чем другие.
2. Отслеживайте свои расходы
Перво–наперво — вам необходимо зарегистрировать все транзакции и расходы, связанные с вашими поездками, прежде чем вы сможете эффективно управлять ими. Вероятно, вам не нравится хранить большое количество бумажных заметок, а вы предпочитаете использовать компьютеры для хранения данных. Однако вам может быть трудно ввести данные в электронную таблицу вашего компьютера или другие приложения. Вот когда удобная программа отслеживания поездок становится незаменимой. Вы можете либо создать файл Excel вручную, либо загрузить специализированное приложение, которое позволяет импортировать информацию о вашем рейсе непосредственно с веб-сайта авиакомпании. После ввода необходимой информации вы можете легко создавать базовые отчеты, которые включают разбивку каждой поездки по месяцам, категориям, центрам затрат и потраченной сумме. Все эти отчеты предоставят вам ценную информацию о том, сколько вы тратите на поездки каждый год.
3. Будьте в курсе политики вашей компании в отношении поездок
Некоторые организации ограничивают количество сотрудников, которые могут путешествовать вместе в течение определенного периода времени. Например, некоторые компании допускают только двух человек на транспортное средство и одного человека на самолет. Перед бронированием билетов вы должны ознакомиться с правилами и положениями, установленными вашей компанией в отношении поездок. Обязательно внимательно следуйте этим правилам, поскольку вы не хотите столкнуться с судебными исками.
4. Система онлайн-платежей
Еще один способ улучшить процесс управления расходами — внедрить систему онлайн-платежей. Хорошим примером системы онлайн-платежей может быть PayPal, которая делает отправку средств удобной и безопасной. Еще одним большим преимуществом использования системы онлайн-платежей является то, что вам не нужно беспокоиться о необходимости ежемесячно посещать банк для получения денег. Если вы мусульманин и хотите совершить Умру, вам необходимо получить визу Умры онлайн и воспользоваться преимуществами онлайн-оплаты. В зависимости от того, сколько денег вы отправляете клиентам в течение месяца, вы можете подумать о том, чтобы откладывать немного каждый раз, когда клиент вам платит. Подумайте о настройке автоматических платежей со своего банковского счета через Интернет. Вы можете настроить регулярные платежи, и вы сразу же получите уведомление, как только кто-то отправит свой платеж.
Еще одним преимуществом систем онлайн-платежей является то, что вы можете получать номера кредитных карт непосредственно по электронной почте, не раскрывая их никому другому. Пока вы не забудете зарегистрироваться на сервис с действительным адресом электронной почты, никто, кроме вас, не будет знать, откуда у вас информация о вашей кредитной карте. Тем не менее, всегда лучше все проверять, прежде чем фактически получать какую-либо конфиденциальную информацию.
5. Следите за всем
Этот совет может показаться простым, но это не так, если вы его не выполняете. Вы должны начать отслеживать все и вся, что связано с вашей работой, по крайней мере, раз в неделю. В дополнение к любым связанным с работой расходам, которые вы несете, вы должны отслеживать, какие предметы вы используете в течение недели. Хотя это кажется дополнительным усилием, со временем вы сэкономите кучу денег без необходимости покупать ненужные продукты. Начав вести учет сейчас, вы уже сэкономили несколько долларов, и со временем это становится только проще. Обязательно следите за тем, куда идут вещи каждый день, сколько они стоят и нужны ли они вам снова.
Это поможет вам избежать покупки дубликатов товаров, а также поможет вам определить, какого типа расходных материалов вам нужно больше. Например, если вы обнаружите, что большую часть своего времени проводите за работой над проектами, связанными с бумагой, тогда вам может понадобиться запастись чернильными картриджами для принтера.
6. Сохраняйте квитанции
При бронировании отелей, авиабилетов, аренде автомобилей и питания или покупке канцелярских принадлежностей всегда запрашивайте квитанции. Многие компании предлагают скидки для своих клиентов, которые платят авансом. Сохранение ваших квитанций позволит вам вернуть любые скидки, предлагаемые предприятиями, что сэкономит вам деньги. Также важно отметить, что при возврате скидок вы должны предоставить подтверждение покупки. Квитанции очень полезны, потому что они точно показывают, что было приобретено, когда и где было приобретено. Без этих деталей вы не сможете доказать, что вы что-то купили.
Вы всегда должны стараться свести к минимуму время, затрачиваемое на поездки. Количество часов, потраченных на поездку, прямо пропорционально общей стоимости вашей поездки. Постарайтесь сократить эти часы, используя интеллектуальные средства, такие как удаленная работа и работа на дому. При удаленной работе выделите достаточно времени для выполнения задач хотя бы один раз, прежде чем покинуть офис. Таким образом, вы можете добиться максимальной производительности, не покидая своего рабочего места. Кроме того, хорошая политика в отношении поездок должна также включать перерывы. Это позволит вам расслабиться после долгих часов сидения за компьютером.